La réception de toutes les marchandises est un maillon essentiel du processus logistique. S’il y a un problème ici, cela affecte le reste de la chaîne. Cette procédure est différente en Belgique et aux Pays-Bas. Mais le résultat est le même : seuls les produits qui remplissent toutes les conditions partent d’ici pour leur destination. Maikel Vlaeminck (coordinateur de l’équipe réception, Belgique) et Rokus Kester (contremaître logistique, Pays-Bas) jettent un coup d’œil en coulisses.
Pouvez-vous décrire ce qui se passe à la réception du service ?
Maikel : « Pour résumer, ici nous effectuons le contrôle et l’enregistrement de toutes les plantes livrées par les fournisseurs. En Belgique, ces livraisons ont lieu principalement la nuit. Lorsque nous arrivons le matin, nous vérifions la qualité des plantes et si ce que nous avons commandé a bien été livré. Le bon article, avec les bonnes dimensions, est-il dans le bon emballage ? Par exemple, si nous avons commandé des orchidées blanches à deux branches d’une longueur de 90 cm, elles doivent être sur le plateau. La quantité doit également être correcte.
Certains cultivateurs procèdent eux-mêmes à cette identification. Sinon, nous appliquons un autocollant de plateau avec tous les détails. Grâce à cet autocollant de plateau, les collègues peuvent identifier rapidement les plantes pour les distribuer ultérieurement en fonction de la commande du client. De cette façon, nous vérifions chaque panier.
Une fois que le contrôle est terminé et que nous sommes sûrs que tous les produits demandés sont présents, nous enregistrons les données dans notre système informatique. En Belgique, il s’agit de SAP, aux Pays-Bas de Match-online. Après cela, rien d’autre ne peut être modifié. Si nous enregistrons un panier avec des orchidées et qu’il y a des azalées dessus, le système s’entête à dire qu’il y a des orchidées dessus. »
Rokus : « La plus grande différence avec les Pays-Bas est qu’ici, les livraisons peuvent être effectuées jusqu’à 16 heures. Cela s’explique par le fait que la plupart des producteurs de la région sont opérationnels.
Dans notre cas, le contrôle se déroule en trois étapes. Dans un premier temps, nous recevons une lettre numérique sur laquelle nous pouvons vérifier si notre commande correspond à ce que l’enchère délivre. S’il y a des divergences ici, nous pouvons les rectifier à ce stade.
Dans un deuxième temps, nous comparons ce qui est sur le papier avec ce que le Producteur a fourni. Ensuite, nous scannons la lettre et établissons un lien entre les lots figurant sur la lettre et les lots figurant sur le plateau et l’autocollant de distribution est imprimé. Sur cette base, nous effectuons une vérification supplémentaire.
Un lot nous est livré avec un autocollant du consommateur. Dans ce cas, nous vérifions si l’information correspond à l’autocollant de distribution. Si tout est correct, les produits sont distribués dans le bon ordre. Pour nous, ces lignes de commande sont fixées à l’avance. Ici aussi, nous nous distinguons de la Belgique, où nous achetons d’abord et ne décidons qu’ensuite quel plateau va à quelle commande. »
Pourquoi cette phase est-elle si cruciale ?
Maikel : « Avant tout pour nos clients. Ils s’attendent à ce que leur commande soit correcte. Qu’ils reçoivent la bonne variété avec les bonnes propriétés, dans les bonnes quantités. Et, bien sûr, d’une grande qualité. »
Rokus : « Dès que nous apposons l’autocollant de distribution sur un produit, il est impossible de revenir en arrière. Cette étape détermine le reste du traitement. »
Maikel : « Je donne un exemple de traitement ultérieur. Si une erreur se produit lors du contrôle de la hauteur de la plante, elle affecte la suite de la chaîne. Chez nous, l’ordinateur détermine la hauteur de la plante. Par exemple, si une orchidée mesure 90 cm de haut, le chariot est construit en fonction de cette hauteur. Supposons maintenant qu’en réalité cette orchidée ait une hauteur de 1m20 au lieu de 90 cm, nous sommes alors confrontés à un problème car le chariot n’est pas conçu pour cela. »
Rokus : « Notre système est légèrement plus flexible à cet égard. En général, c’est le constructeur qui détermine la disposition du chariot et les dimensions ne sont donc pas prévues à l’avance. »
Que devez-vous être capable de faire pour travailler ici ?
Maikel : « La connaissance des plantes est un plus mais pas un prérequis. Personnellement, je pense que c’est une valeur ajoutée car si, par exemple, vous ne pouvez pas distinguer les différentes orchidées à l’œil nu et que vous devez vous rabattre sur l’étiquette à chaque fois, vous perdez un temps précieux. Vous devez également être capable de travailler avec notre système informatique. Et cela nécessite un certain nombre d’actions à chaque fois, ce qui signifie qu’il y a beaucoup de choses à penser en peu de temps, surtout si vous n’avez pas d’expérience. »
Rokus : « La connaissance des plantes est bien sûr nécessaire pour les collègues qui vérifient la qualité de la connaissance des plantes. Car cela aussi est un critère important pour recevoir. Vous devez avoir le sens du détail. Les plantes sont-elles de qualité suffisante ? Ont-ils la maturité requise ? Si vous ne savez pas à quoi ressemble la plante à l’état naturel, vous ne reconnaîtrez pas non plus les anomalies.
Bref, ça s’apprend. Aux Pays-Bas, par exemple, nous organisons des formations pour maîtriser cela.
En termes d’informatique, nous avons un système plus accessible aux Pays-Bas. En tant que contremaître, j’essaie aussi de standardiser au maximum, ce qui limite le nombre d’opérations. »
Maikel : « La flexibilité est aussi un grand atout. Pour un travail de 9h à 17h, ce n’est pas le bon endroit. Toutes les périodes ne sont pas également chargées et il est difficile d’estimer à l’avance quand les pics arrivent. Au printemps généralement, mais même là, cela dépend des conditions météorologiques. Si la période de gel dure plus longtemps, le printemps sera également plus lent à arriver. Noël est généralement aussi une période de pointe. Mais il se peut aussi qu’un client demande soudainement une grosse commande, et même dans ce cas, tout le monde est sur le pont. Vous devez être capable de gérer cette imprévisibilité. »
Avec qui travaillez-vous ?
Rokus : « Nous travaillons en étroite collaboration avec le service d’assistance aux fournisseurs, où toutes les commandes sont transmises aux producteurs. Les réactions nous parviennent donc directement. »
Maikel : « Il arrive aussi que nos collaborateurs passent à d’autres départements. Lorsque le calme règne à la réception, par exemple, ou lorsqu’ils ont besoin d’un coup de main supplémentaire ailleurs. C’est intéressant car c’est ainsi que l’on apprend à connaître l’ensemble de l’entreprise. En outre, vous faites l’expérience de l’importance de votre propre tâche. »
Qu’est-ce qui rend ce travail si fascinant ?
Maikel : « La variété. Chaque jour est différent et jamais ennuyeux. Je trouve que c’est un privilège de travailler dans un environnement avec des plantes, elles augmentent le sentiment de bonheur. De plus, les liens avec les autres collègues font qu’il est agréable de travailler ici. »
Rokus : « Pour moi, c’est le défi de tout faire à temps et de pouvoir recommencer chaque matin avec une ardoise propre. »
Quels défis voyez-vous pour l’avenir ?
Rokus : « La réception des marchandises est un maillon essentiel de nos opérations logistiques, où se déroulent des contrôles et des enregistrements critiques qui prennent un certain temps. Mais les innovations se succèdent rapidement, ce qui rend ce processus de plus en plus fluide. »
C’est un défi de trouver suffisamment de personnes ayant les bonnes compétences, surtout pendant les périodes de pointe. »
Maikel : « Nous continuons également à discuter avec nos producteurs, qui peuvent nous aider à rendre le processus de réception des marchandises plus rapide et plus efficace. Cela peut se faire en identifiant encore plus et mieux tous les produits ainsi qu’en communiquant à l’avance quels produits se trouvent sur quel chariot. Pour cela, nous aimons regarder le système néerlandais avec les autocollants de distribution. Espérons que nous serons bientôt en mesure de l’appliquer à nous aussi. »