De ontvangst van alle goederen is een essentiële schakel in het logistiek proces. Zit er hier een kink in de kabel, dan heeft dat gevolgen voor de rest van de keten. Dit proces verloopt in België anders dan in Nederland. Maar het resultaat is hetzelfde: alleen producten die aan alle voorwaarden voldoen, vertrekken hier naar hun bestemming. Maikel Vlaeminck (teamcoördinator ontvangst, België) en Rokus Kester (voorman logistiek, Nederland) geven een blik achter de schermen.
Kan je beschrijven wat er gebeurt op de dienst ontvangst?
Maikel: “Kort samengevat: hier doen we de controle en registratie van alle planten die aangeleverd worden door de leveranciers. In België komen die leveringen vooral ’s nachts binnen. Als wij ’s morgens toekomen, dan controleren we de kwaliteit van de planten en of er effectief geleverd is wat we hebben besteld. Zit het juiste artikel met de juiste afmetingen in de juiste verpakking? Hebben we bijvoorbeeld witte tweetak orchideeën met een lengte van 90 cm besteld, dan moeten die op de tray staan. Ook de hoeveelheid moet kloppen.
Sommige kwekers doen die identificatie zelf. Is dat niet het geval, dan brengen wij een traysticker met alle gegevens aan. Met deze traysticker kunnen de collega’s de planten snel herkennen om ze straks verder te verdelen per klantenorder. Zo checken we elke kar.
Als de controle achter de rug is en we zeker zijn dat alle gevraagde producten aanwezig zijn, dan registreren we de gegevens in ons IT-systeem. In België is dat SAP, in Nederland Match-online. Hierna kan er niets meer gewijzigd worden. Als we een kar met orchideeën registreren en er staan azalea’s op, dan blijft het systeem hardnekkig zeggen dat er orchideeën op staan.”
Rokus: “Het grootste verschil met Nederland is dat hier tot 16 uur kan aangeleverd worden. Dat komt omdat de meeste kwekers in de omgeving operationeel zijn.
Bij ons verloopt de controle in drie fases. In een eerste fase ontvangen we een digitale brief waarop we kunnen checken of onze bestelling overeenkomt met wat de veiling aanlevert. Zijn er hier afwijkingen, dan kunnen we deze in dit stadium al recht zetten.
In een tweede fase vergelijken we wat op papier staat met wat de kweker heeft aangeleverd. Vervolgens scannen we de brief en linken we de partijen die op de brief staan aan de partijen op de tray en wordt de verdeelsticker geprint. Aan de hand hiervan doen we nog eens een extra check.
Bij ons wordt veel aangeleverd met een consumentensticker. In dat geval controleren we of de info overeenkomt met de verdeelsticker. Klopt alles, dan worden de producten naar de juiste order verdeeld. Die orderlijnen liggen bij ons op voorhand vast. Ook hierin verschillen we met België waar er eerst wordt ingekocht en vervolgens pas wordt beslist welke tray naar welke order gaat.”
Waarom is deze fase zo cruciaal?
Maikel: “In de eerste plaats voor onze klanten. Zij verwachten dat hun bestelling klopt. Dat ze de juiste soort met de juiste eigenschappen, in de juiste aantallen ontvangen. En uiteraard aan een hoge kwaliteit.”
Rokus: “Op het moment dat we de verdeelsticker aan een product hangen, is er geen weg meer terug. Deze stap stuurt de rest van de verwerkingen aan.”
Maikel: “Ik geef een voorbeeld van verdere verwerking. Als er bij de controle van de hoogte van de plant een fout gebeurt, heeft dat gevolgen voor de verdere keten. Bij ons bepaalt de computer op welke hoogte de plant moet staan. Als bijvoorbeeld een orchidee 90 cm hoog is; dan wordt de kar in functie van die hoogte opgebouwd. Stel nu dat in werkelijkheid die orchidee een lengte heeft van 1m20 in de plaats van 90 cm, dan zitten we met een probleem want de kar is hier niet op voorzien.”
Rokus: “Ons systeem is hier iets flexibeler in. Meestal bepaalt de bouwer de indeling van de kar en worden de afmetingen dus niet op voorhand ingepland.”
Wat moet je allemaal kunnen om hier te werken?
Maikel: “Plantenkennis is een plus maar geen voorwaarde. Persoonlijk vind ik het wel een meerwaarde want als je bijvoorbeeld verschillende orchideeën niet met het blote ook kan onderscheiden en je telkens moet terugvallen op het etiket, dan verlies je kostbare tijd. Bovendien moet je ook vlot met ons IT-systeem overweg kunnen. En dat vraagt telkens toch een aantal handelingen waardoor er op korte tijd veel op je afkomt, zeker als je geen ervaring hebt.”
Rokus: “Plantenkennis is uiteraard wel noodzakelijk voor de collega’s die de kwaliteit van de plantenkennis controleren. . Want ook dat is een belangrijk criterium bij de ontvangst. Je moet oog hebben voor detail. Zijn de planten kwalitatief genoeg? Hebben ze de gevraagde rijpheid? Als je niet weet hoe de plant er van nature uitziet, dan herken je ook de afwijkingen niet.
Sowieso leer je dat wel. In Nederland organiseren we bijvoorbeeld opleidingen om dit onder de knie te krijgen.
Wat de IT betreft, hebben we in Nederland een toegankelijker systeem. Als voorman probeer ik ook zoveel mogelijk te standaardiseren waardoor het aantal handelingen beperkt blijven.”
Maikel: “Flexibiliteit is ook een grote troef. Voor een 9 to 5-job ben je hier aan het verkeerde adres. Niet alle periodes zijn even druk en het is op voorhand ook moeilijk in te schatten wanneer de pieken in aantocht zijn. In het voorjaar doorgaans, maar ook dan hangt het af van de weersomstandigheden. Duurt de periode met vorst langer, dan zal het voorjaar ook trager op gang komen. Kerst is meestal ook een piekperiode. Maar het kan ook zijn dat een klant plots een grote bestelling vraagt en ook dan is het alle hens aan dek. Met die onvoorspelbaarheid moet je om kunnen.”
Met wie werk je samen?
Rokus: “Wij werken nauw samen met de afdeling suplier support waar alle bestellingen doorgestuurd worden naar kwekers. Feedback komt zo rechtstreeks bij ons terecht.”
Maikel: “Onze mensen schuiven soms ook door naar andere afdelingen. Wanneer het bij ontvangst rustiger is bijvoorbeeld of wanneer ze elders extra helpende handen nodig hebben. Interessant want zo leer je heel het bedrijf kennen. Bovendien ondervind je het belang van je eigen taak.”
Wat maakt deze job zo boeiend?
Maikel: “De variatie. Elke dag is anders en nooit saai. Ik vind het een privilege om in een omgeving met planten te werken, ze verhogen het geluksgevoel. En ook de band met andere collega’s maakt dat het hier fijn werken is.”
Rokus: “Voor mij is dat de uitdaging om alles tijdig klaar te krijgen en elke ochtend opnieuw met een schone lei te kunnen starten.”
Welke uitdagingen zien jullie voor de toekomst?
Rokus: “De goederen ontvangst is een essentiële schakel in onze logistiek werking, waarbij enkele kritische controles en registraties gebeuren die best veel tijd vragen. Maar innovaties volgen elkaar snel waardoor dat proces steeds vlotter verloopt.”
Het is een uitdaging om voldoende mensen met de juiste competenties te vinden, zeker in de drukke periodes.”
Maikel: “We blijven ook in gesprek gaan met onze kwekers, die ons kunnen helpen om de goederen ontvangst sneller en efficiënter te laten verlopen. Dat kan door nog meer en beter alle producten de identificeren alsook door op voorhand door te geven welke producten op welke kar staan. We kijken hiervoor graag naar het Nederlandse systeem met verdeelstickers. Hopelijk kunnen we dat binnenkort ook bij ons toepassen.”